É preciso ter uma gestão organizada quando o assunto é armazenar documentos.

 

Todavia, antes de mais nada, com a tecnologia já é possível realizar a assinatura de forma eletrônica de todos os documentos. Mas, muitas empresas ainda dispõem de um arquivo em papel. 

 

Com um grande volume para controlar, é fundamental que a empresa cumpra com os prazos de guarda, uma vez que eles devem ser respeitados. 

Por que é importante guardar documentos?

 

Muitas pessoas já se perguntaram por quanto tempo deveriam guardar algum documento. Afinal, vai ter alguma ocasião em que talvez seja necessário comprovar alguma informação, não é mesmo?

 

Em uma empresa, isso funciona do mesmo modo, com a diferença de que esses documentos podem impactar todos que fazem parte de uma organização. 

 

Veja, a seguir, três motivos em que é preciso armazenar documentos:

1-Evitar problemas trabalhistas

 

Todos os colaboradores têm o direito de ajuizar uma ação trabalhista ao sair de uma relação laboral e podem requerer isso em relação aos seus últimos cinco anos na empresa.

 

Ocorre que, quando ocorre uma acusação em um processo trabalhista, a empresa precisa ter comprovações sobre tudo que se passou no decorrer desse lapso temporal. 

 

Na falta desses documentos, isso pode acarretar uma derrota em uma eventual disputa judicial.

2-Evitar problemas fiscais

 

Assim como o item anterior, a empresa pode ser alvo de uma fiscalização. 

 

Nesse caso, o fiscal do trabalho solicitará documentações e, caso não estiverem em mãos da empresa, pode enfrentar problemas fiscais, gerando um possível pagamento de multas pelo não armazenamento ou perda desses arquivos.

3-Maior segurança

 

O arquivamento correto permite que a empresa tenha maior segurança fiscal, trabalhista e financeira, visto que ela não terá problemas relacionados à gestão ineficiente de documentos. 

 

Também otimiza funcionalidades, como a gestão de tempo no RH da empresa, uma vez que não será preciso procurar alguns deles em um mundo de arquivos.

Quais os prazos para armazenar documentos?

 

Vamos lá, então, a resposta tão aguardada até aqui. Os principais documentos de uma empresa que devem ter a guarda corretamente, são os relativos ao setor de RH, tributários, trabalhistas, contábeis e guias de recolhimento.

 

Dependendo da situação, recomenda-se armazenar documentos trabalhistas por 10 anos, como a folha de pagamento e o registro eletrônico. Já o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), o recomendável é guardar por 30 anos.

 

É preciso ressaltar que existem situações em que o empresário deve guardar as comprovações por prazo indeterminado, como o livro de empregados e o contrato de trabalho, por razão da concessão de benefícios previdenciários. 

 

No entanto, esse tipo de documento não é mais necessário para empresas que são obrigadas a enviar dados ao eSocial. 

 

Veja, a seguir, alguns prazos relativos a documentos armazenados:

 

• Documentos tributários: 5 anos;
• Documentos trabalhistas e previdenciários: de 5 anos até uma data indeterminada, como o contrato de trabalho e o livro ou ficha de registro do empregado;
• PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário): 20 anos;
• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA): toda documentação: 20 anos;
• FGTS: 30 anos;
• GFIP: 30 anos;
• Guia de Recolhimento do FGTS: 30 anos;
• Contrato de Trabalho: Indeterminado.

 

Além disso, hoje em dia, as empresas podem armazenar e encontrar documentos mais facilmente, por meio da nuvem. O armazenamento de documentos por meio eletrônico, ótico ou equivalente apresenta o mesmo valor probatório do original para fins de prova em procedimentos de fiscalização.

 

Porém, é fundamental assegurar a guarda de arquivos digitais no decorrer de certo período, mantendo uma cópia de segurança para qualquer imprevisto que possa ocorrer.

 

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